(Past chat)(Past chat)(Past chat)(Past chat)

Dokumentasi Fitur, Roadmap Konten Follow Up WhatsApp (CRM Marketing)

1. Gambaran Besar

Menu Marketing di Web Builder bukan sekadar tempat menyimpan dan mengelompokkan lead berdasarkan stage (Awareness sampai Advocacy). Tujuan utamanya adalah membantu tim menjalankan follow up yang terjadwal, konsisten, personal, dan terasa menyenangkan, lewat WhatsApp.

Kenapa WhatsApp?

• Lebih tinggi kemungkinan dibaca dibanding email.
• Terasa lebih personal dan natural untuk budaya komunikasi di Indonesia.
• Bisa dijalankan manual dulu (copy paste) tanpa kompleksitas email automation.

Hasil akhir yang diharapkan:

• Setiap lead yang masuk funnel otomatis punya Roadmap follow up, berupa jadwal konten yang akan dikirim.
• Tim bisa memonitor dan mengeksekusi follow up dari satu tempat, tanpa buka detail lead satu per satu.
• Progress tiap lead terlihat jelas, konten mana yang sudah dikirim, mana yang belum, dan lead sudah sampai tahap mana.

---

2. Prinsip Konten Follow Up (Kenapa Lead Tidak Merasa “Dijualin”)

Fitur roadmap ini berdiri di atas 3 prinsip utama:

1. Selalu menguntungkan untuk lead
   Konten follow up berisi value, insight, tips singkat, dan sering disertai freebies eksklusif. Jadi tiap chat memberi alasan nyata untuk dibaca.
2. Jarak pengiriman tidak rapat
   Tidak tiap hari. Ada jeda beberapa hari antar chat, supaya tidak terasa spam, dan memberi ruang untuk lead mencerna.
3. Gaya komunikasi personal, singkat, casual
   Bukan copywriting marketing yang kaku. Format chat dibuat seperti ngobrol normal, to the point, tidak bertele-tele, dan topiknya berkembang.

---

3. Struktur Funnel dan Makna Tiap Stage

Stage bukan hanya label, stage menentukan jenis konten follow up dan tujuan psikologisnya.

Stage 1, Awareness (Cold Traffic)

Tujuan: lead yang baru kenal, punya alasan untuk:

• merasa “oh ini akun/brand menarik”
• mengikuti sosial media
• percaya bahwa kita paham problem mereka

Output yang diincar: engagement awal, trust tahap pertama.

Stage 2, Consideration (Warm Traffic)

Tujuan: lead yang sudah kenal, mulai percaya dan tertarik membeli.

• diberi bukti, contoh, studi kasus ringan
• dibantu memahami value produk
• dibuat nyaman untuk lanjut tanya, diskusi, atau ambil penawaran

Output yang diincar: trust naik, minat beli muncul.

Stage 3, Purchase (Hot Traffic, begitu terjadi pembelian)

Begitu lead melakukan pembelian, dia langsung masuk ke Purchase, walaupun awalnya di Awareness atau Consideration.

Tujuan:

• menguatkan keputusan beli (thank you, reassurance)
• mulai membuka peluang pembelian berikutnya (upsell, cross-sell) dengan cara halus dan relevan

Stage 4, Retention (Hot Traffic)

Tujuan:

• after sales yang bikin lead betah
• edukasi lanjutan
• repeat order lebih natural
• hubungan jangka panjang

Stage 5, Advocacy (Hot Traffic, fans fanatik)

Tujuan:

• membangun kedekatan lebih “intim”
• minta review, testimoni, referral
• mengajak masuk komunitas
• menjadikan mereka promotor

---

4. Roadmap Konten, Jadwal Follow Up yang Digenerate

Roadmap adalah daftar konten follow up yang dijadwalkan per lead, lengkap dengan tanggal eksekusi dan status.

Contoh pola jadwal (mengikuti ilustrasi yang kamu pakai):

• Stage 1, Awareness: Hari ke 1, 4, 7, 10 (4 konten)
• Stage 2, Consideration: Hari ke 13, 16, 19, 22 (4 konten)
• Hari ke 22: momen Preview (evaluasi apakah lanjut, stop, atau jadi traffic generator)

Jika lead lanjut ke pembelian:

• Stage 3, Purchase: Hari ke 1, 4, 7, 10 (mengacu dari tanggal pembelian)
• Stage 4, Retention: Hari ke 13, 16, 19, 22
• Stage 5, Advocacy: Hari ke 25, 28, 31, 34

Catatan penting:

• “Hari ke X” adalah hitungan dari tanggal mulai roadmap.
  Untuk lead freebies, biasanya start dari created_at atau first touch.
  Untuk lead yang purchase, start dari tanggal purchase.

---

5. Logika Utama, Preview di Hari ke 22

Di akhir Stage 2, sistem melakukan preview, intinya menilai apakah lead:

A. Aktif tapi belum beli (tetap aset)

Aktif artinya:

• tidak harus membalas chat
• tapi sering take action saat dikasih link, misalnya download freebies, isi form, daftar kelas, klik penawaran, dan sejenisnya

Keputusan:

• follow up rutin bisa dihentikan,
• tapi lead dipindah menjadi Traffic Generator, yaitu audiens yang bisa diundang saat butuh traffic untuk konten tertentu.

B. Pasif total (stop follow up)

Pasif artinya:

• tidak pernah membalas
• tidak pernah take action sama sekali

Keputusan:

• follow up dihentikan agar tidak buang waktu, dan menjaga kualitas komunikasi.

---

6. Integrasi dengan Sales, Pindah ke Sales

Ketika lead dianggap siap closing atau sudah masuk Purchase, proses pindah ke Sales dilakukan dengan tombol Pindah ke Sales.

Tujuan tombol ini:

• memindahkan fokus kerja dari nurturing (Marketing) ke closing (Sales)
• memudahkan tim sales untuk lanjut proses tanpa kehilangan histori marketing

Idealnya saat pindah ke Sales:

• status lead tetap sinkron
• roadmap marketing tidak hilang, hanya berubah konteks, misalnya roadmap nurturing pause, lalu roadmap purchase aktif

---

7. Fitur yang Dibutuhkan (Versi Dokumentasi Sistem)

7.1. Generate Roadmap Otomatis untuk Lead Baru

Saat lead baru masuk, sistem membuat roadmap berdasarkan konteks masuknya.

Skenario 1, Lead masuk karena Freebies

• Generate roadmap Stage 1 + Stage 2 saja.
• Jalankan dari Stage 1, lanjut Stage 2, lalu preview hari ke 22.

Skenario 2, Lead masuk karena Purchase

• Generate roadmap Stage 1 sampai Stage 5, tapi yang dijalankan pertama adalah Stage 3 sampai Stage 5.
• Stage 1 dan Stage 2 tetap tersedia, tapi dipakai selektif sesuai kebutuhan, biasanya manual.

Tambahan rule penting:

• Kalau lead purchase terjadi saat sedang Stage 1 atau Stage 2, maka:
  • stage lead langsung lompat ke Purchase
  • roadmap Purchase, Retention, Advocacy langsung dibuat dan dijalankan dari tanggal purchase
  • roadmap Awareness dan Consideration bisa di-pause atau dibiarkan sebagai arsip

---

7.2. Monitoring Roadmap Secara Global (di page-marketing.php)

Tujuan monitoring global adalah membuat tim bisa kerja “dari satu dashboard”, bukan membuka lead satu per satu.

Bentuk tampilan yang disarankan:

• Card Ringkasan:
  • Overdue, 2 hari kebelakang: ada berapa follow up yang belum dikerjakan
  • Due hari ini: ada berapa follow up yang harus dikirim
  • Upcoming, 3 hari kedepan: ada berapa follow up yang akan datang

Interaksi:

• Klik card “Hari ini” membuka list semua follow up yang jatuh tempo hari ini.

Isi list follow up global sebaiknya:

• Lead (nama, WA, email)
• Stage saat ini
• Konten ke berapa, misal Awareness 2, Consideration 3
• Jadwal kirim (format UI rapi, contoh: 8 Februari 2025 – 6:05 PM)
• Tombol cepat:
  • Buka WhatsApp lead
  • Lihat teks follow up (modal)
  • Copy teks
  • Update status, misalnya “Terkirim”
  • Catat hasil singkat (optional)

Tujuan utamanya:

• Tim tinggal mengerjakan semua follow up harian lewat 1 list ini, walaupun lead beda stage dan beda konten.

---

7.3. Monitoring Roadmap Per Lead (di page-detail-lead.php)

Di halaman detail lead, roadmap berfungsi seperti “progress tracker”.

Yang harus tersedia:

1. Progress dan status tiap konten

• setiap item konten punya status, misalnya:
  • Scheduled (belum jatuh tempo)
  • Due (jatuh tempo hari ini)
  • Sent (sudah dikirim)
  • Skipped (dilewati)
  • Stopped (roadmap dihentikan)
  • Rescheduled (jadwal digeser)

2. Aksi cepat per konten

• tombol “Lihat Teks” membuka modal berisi teks follow up
• tombol “Copy”
• tombol “Buka WhatsApp”
• tombol update status (Sent, Skipped, Reschedule)

3. Riwayat aktivitas tetap jalan
   Roadmap dan Aktivitas saling melengkapi:

• Roadmap adalah rencana dan eksekusi konten
• Aktivitas adalah catatan interaksi, hasil follow up, respon lead, dan upgrade stage

---

8. UX yang Disarankan untuk Modal “Teks Follow Up”

Saat user klik tombol di list global atau di detail lead, modal menampilkan:

• Judul konten
• Tujuan konten (1 kalimat)
• Teks follow up siap copy paste
• Placeholder yang otomatis personal, contoh: nama lead, nama bisnis, konteks freebies yang diambil, dan link yang relevan
• Tombol:
  • Copy teks
  • Buka WhatsApp
  • Tandai terkirim

Catatan penting:

• Sistem tidak perlu kirim otomatis dulu, cukup mempermudah eksekusi manual dengan cepat.

---

9. Data yang Perlu Dicatat Agar Sistem “Pintar”

Supaya preview hari ke 22 akurat dan roadmap bisa adaptif, sistem idealnya menyimpan sinyal seperti:

• apakah chat terkirim, kapan terkirim
• apakah lead take action, contoh download, klik, isi form, daftar, hadir kelas
• level keaktifan, bisa sederhana dulu (aktif atau pasif)

Ini bisa dicatat sebagai event ringan, atau minimal sebagai catatan aktivitas di tb_lead_aktivitas.

---

10. Standar Tampilan Tanggal di UI

Agar konsisten di seluruh halaman:

• Format tanggal: 8 Februari 2025
• Format datetime: 8 Februari 2025 – 6:05 PM

Ini dipakai di semua area roadmap, aktivitas, last touch, dan jadwal follow up.

---

11. Output Akhir yang Didapat Tim

Dengan fitur Roadmap Konten Follow Up WhatsApp ini, tim mendapat:

• sistem nurturing yang rapi dan terukur
• komunikasi yang terasa personal, bukan spam
• cara kerja yang efisien, karena follow up bisa dilakukan dari 1 monitoring global
• kontrol penuh atas progress tiap lead, tanpa kehilangan konteks
• mekanisme seleksi lead pasif vs lead aktif (traffic generator) di hari ke 22

---

Struktur modul dan rancangan data model untuk fitur Roadmap Konten Followup via WhatsApp

Ini adalah struktur modul dan rancangan data model untuk fitur Roadmap Konten Followup via WhatsApp di menu Marketing, supaya nanti proses ngoding dan desain tabelnya rapi, modular, dan gampang di-scale.

---

1. Gambaran Besar Modul

Fitur Roadmap ini intinya adalah sistem penjadwalan konten followup per lead yang dikirim manual via WhatsApp (copy text), dengan monitoring global dan monitoring per lead.

Arah desainnya, kita pisahkan jadi 2 lapis:

1. Blueprint (Template Roadmap)
   Isi aturan dan konten, misalnya Awareness 4 konten, Consideration 4 konten, jarak hari sekian.
2. Instance (Roadmap per Lead)
   Hasil generate dari blueprint untuk satu lead, berisi jadwal konkret per tanggal, status sudah dikirim atau belum, dan log.

---

2. Struktur Modul (Biar Ngoding Enak)

A. Modul Master, Roadmap Template (Admin)

Tujuan: kamu bisa atur konten dan jarak hari tanpa ubah kode.

• Program Roadmap
  Contoh:
  • Program A, “Freebie Nurture 22 Hari” (Stage 1-2)
  • Program B, “Post Purchase Journey” (Stage 3-5)
• Step Template (konten-konten per program)
  • Stage key, step no, day offset, judul, isi pesan WhatsApp (template), tipe step (konten atau preview)

Output modul ini dipakai generator.

---

B. Modul Generator Roadmap Saat Lead Masuk

Trigger:

• Lead baru masuk karena Freebies, generate Stage 1-2 (8 konten sampai hari ke 22)
• Lead baru masuk karena Purchase, generate Stage 3-5 aktif dulu, Stage 1-2 disimpan sebagai opsional (tidak dijadwalkan, bisa dipakai manual)

Hasil generator:

• 1 record roadmap lead
• N record step roadmap lead dengan tanggal jadwal (scheduled_at)

---

C. Modul Monitoring Global (Dashboard Roadmap)

Di page-marketing.php (atau sub menu khusus Roadmap), tampil ringkasan:

• 2 hari kebelakang, berapa step yang seharusnya ditangani
• Hari ini, berapa step yang harus ditangani
• 3 hari kedepan, berapa step yang akan datang

Saat card “Hari ini” diklik, buka halaman list:

• Semua lead yang punya jadwal followup hari ini
• Tombol cepat untuk eksekusi, tanpa harus buka detail lead satu per satu

---

D. Modul Eksekusi Harian (Queue Handler)

Halaman kerja utama petugas followup.

Per row (1 jadwal followup):

• Nama lead, WA, stage, judul konten, scheduled time
• Tombol:
  • Buka WA (wa.me)
  • Copy teks followup
  • Mark as Sent
  • Skip
  • Reschedule (pilih tanggal baru)
  • Lihat detail lead (opsional)

Ini kunci supaya 1 petugas bisa handle banyak lead cepat dari satu tempat.

---

E. Modul Monitoring Per Lead (Di page-detail-lead.php)

Tambahkan tab atau section “Roadmap”:

• List semua konten yang sudah digenerate
• Status per konten:
  • pending, due, sent, skipped, rescheduled, canceled, paused
• Progress bar
• Tombol per konten:
  • “Lihat teks”, buka modal berisi teks siap copy
  • Update status

---

F. Modul Preview Hari ke 22 (Keputusan Lanjutan)

Di hari ke 22, muncul step tipe “preview”.

User pilih hasil:

• Pasif: stop followup, roadmap_status jadi stopped, cancel step berikutnya
• Aktif: masuk bucket “Traffic Generator”, roadmap_status jadi traffic_generator, sistem tidak lagi jalan konten nurture rutin, tapi lead masuk daftar audience saat butuh traffic

Catatan: “Aktif” bisa ditentukan dari event engagement, misalnya download, isi form, hadir kelas, klik link.

---

G. Modul Trigger Purchase (Loncat ke Stage 3)

Jika lead melakukan pembelian kapan pun (walau masih Stage 1 atau 2):

• Update stage lead ke purchase
• Generate atau aktifkan roadmap Stage 3-5 mulai dari tanggal pembelian (hari ke 1 = hari purchase)
• Option: konten Stage 1-2 yang belum sempat dikirim bisa dicancel, atau dibiarkan tapi di-pause

---

3. Rancangan Tabel Inti (MVP)

Di bawah ini tabel yang menurutku paling minimal tapi sudah kuat.

3.1. Tabel Program Roadmap (Blueprint)

tb_followup_program

• id_program (varchar)
• program_name (varchar)
• entry_type (enum: freebie, purchase)
• description (text)
• is_active (tinyint)
• created_at (datetime)
• updated_at (datetime)

---

3.2. Tabel Step Template (Blueprint)

tb_followup_step_template

• id_step_template (varchar)
• id_program (varchar)
• stage_key (enum: awareness, consideration, purchase, retention, advocacy)
• step_no (int)
• day_offset (int), contoh 1,4,7,10,13,16,19,22
• step_type (enum: content, preview, task)
• title (varchar)
• channel (enum: whatsapp), siap untuk nanti email kalau suatu saat dipakai
• message_template (longtext)
• is_active (tinyint)
• created_at (datetime)
• updated_at (datetime)

Index yang penting:

• (id_program, stage_key, step_no)
• (id_program, day_offset)

---

3.3. Roadmap per Lead (Instance)

tb_lead_roadmap

• id_lead_roadmap (varchar)
• id_lead (varchar)
• id_program (varchar)
• roadmap_status (enum: active, paused, traffic_generator, stopped, completed)
• start_at (datetime)
• stop_reason (varchar, nullable)
• preview_at (datetime, nullable), biasanya start_at + 22 hari untuk program freebie
• preview_result (enum: active, passive, nullable)
• created_at (datetime)
• updated_at (datetime)

Index:

• (id_lead)
• (roadmap_status)
• (start_at)

---

3.4. Step per Lead (Instance)

tb_lead_roadmap_step

• id_roadmap_step (varchar)
• id_lead_roadmap (varchar)
• id_lead (varchar) , biar query harian lebih cepat
• id_step_template (varchar)
• stage_key (enum)
• step_type (enum)
• scheduled_at (datetime)
• status (enum: pending, due, sent, skipped, rescheduled, canceled)
• handled_at (datetime, nullable)
• handled_by (varchar, nullable)
• message_rendered (longtext, nullable), snapshot isi pesan saat dieksekusi
• handler_note (text, nullable)
• reschedule_from (datetime, nullable)
• created_at (datetime)
• updated_at (datetime)

Index wajib:

• (scheduled_at, status)
• (id_lead, scheduled_at)
• (id_lead_roadmap)

---

3.5. Engagement Event (Untuk penilaian aktif atau pasif)

tb_lead_engagement_event

• id_event (varchar)
• id_lead (varchar)
• event_type (enum: download, form_submit, attend_class, click, reply_whatsapp, purchase, other)
• event_at (datetime)
• source (varchar), contoh “whatsapp”, “website”, “manual”
• payload_json (text, nullable)
• created_at (datetime)

Index:

• (id_lead, event_type)
• (event_at)

Ini yang nanti dipakai untuk membantu keputusan Preview hari ke 22.

---

4. Struktur Halaman (Mapping Modul ke UI)

Minimal pages yang akan kamu bikin:

1. page-marketing.php
   • Tambah card ringkasan roadmap (hari ini, 2 hari lalu, 3 hari depan)
2. page-marketing-roadmap.php
   • List jadwal followup berdasarkan range tanggal
   • Default: hari ini
3. page-detail-lead.php
   • Tambah tab “Roadmap”
   • Modal teks followup + tombol update status
4. page-roadmap-template.php (opsional dulu, tapi ideal)
   • CRUD program dan step template

---

5. Flow Data yang Paling Penting (Biar Tidak Nyangkut)

Saat Lead Baru Masuk

1. Tentukan entry_type: freebie atau purchase
2. Pilih program aktif untuk entry_type
3. Insert tb_lead_roadmap
4. Copy semua step template jadi tb_lead_roadmap_step dengan scheduled_at = start_at + day_offset

Saat Eksekusi Followup

1. User klik “Copy teks” atau “Buka WA”
2. Setelah kirim, user klik “Mark Sent”
3. Update status step, handled_at, handled_by, message_rendered
4. Update tb_leads.last_touch_at dan last_touch_note

Saat Preview Hari ke 22

1. User pilih aktif atau pasif
2. Jika pasif, roadmap_status = stopped, cancel step mendatang
3. Jika aktif, roadmap_status = traffic_generator, stop nurture rutin, tapi tetap bisa dipakai broadcast manual saat butuh traffic

Saat Purchase Terjadi

1. Catat event purchase
2. Update stage lead ke purchase
3. Generate roadmap program purchase (Stage 3-5) mulai dari tanggal purchase

---

6. Catatan Format Tanggal, Biar Konsisten di Semua Modul

Kamu sudah punya helper wb_format_datetime_id(), tapi outputnya masih pakai koma. Standar yang kamu mau:

• Tanggal: 8 Februari 2025
• Datetime: 8 Februari 2025 - 6:05 PM

Jadi nanti function datetime tinggal pakai pemisah -, bukan koma.

---

7. Urutan Build (MVP Paling Aman)

Kalau mau cepat jadi dan langsung kepakai operasional:

1. Buat tabel: tb_followup_program, tb_followup_step_template
2. Isi 1 program Freebie (Stage 1-2) dan 1 program Purchase (Stage 3-5)
3. Buat tabel: tb_lead_roadmap, tb_lead_roadmap_step
4. Buat generator saat lead dibuat
5. Buat page-marketing-roadmap.php (queue harian)
6. Tambah tab Roadmap di page-detail-lead.php
7. Tambah tb_lead_engagement_event terakhir, untuk fase preview dan scoring

---

Kalau kamu setuju struktur ini, langkah berikutnya aku bisa tuliskan:

1. SQL create table lengkap (sesuai style tabel kamu),
2. contoh seed data untuk program dan 8 konten Stage 1-2, plus 12 konten Stage 3-5,
3. flow query untuk dashboard global (2 hari lalu, hari ini, 3 hari depan), tanpa bikin berat database.

---

Peta relasi singkat (biar orang awam kebayang)

• Master Stage dipakai oleh:
  • tb_leads.stage
  • tb_followup_templates.stage
  • tb_lead_roadmap_items.stage
• Master Source Channel dipakai oleh:
  • tb_leads.source_channel
  • (opsional) tb_lead_aktivitas.channel_aktivitas
• Master Lead Magnet (Freebies) dipakai oleh:
  • tb_leads.lead_magnet
• Master Followup Group dipakai oleh:
  • tb_followup_templates.template_group
  • tb_lead_roadmaps.template_group
• Master Token Template dipakai oleh:
  • sistem render message_text di followup-leads
• Master Activity Type dan Activity Channel dipakai oleh:
  • tb_lead_aktivitas.jenis_aktivitas
  • tb_lead_aktivitas.channel_aktivitas
• Master Tag (opsional) dipakai oleh:
  • pivot tb_lead_tags (relasi banyak ke banyak dengan lead)

---

1) tb_master_stages

Master definisi stage CRM, agar label, urutan, hint, dan mapping traffic temperature bisa dikelola dari Master, tidak hardcode terus di PHP.

Dipakai oleh: tb_leads.stage, tb_followup_templates.stage, tb_lead_roadmap_items.stage

CREATE TABLE tb_master_stages (
  id_stage        VARCHAR(32)  NOT NULL,
  stage_key       VARCHAR(60)  NOT NULL,   -- awareness, consideration, purchase, retention, advocacy
  stage_label     VARCHAR(80)  NOT NULL,   -- Awareness, Consideration, dst
  stage_hint      VARCHAR(160) NULL,       -- Konten edukasi, freebie, dst
  stage_order     INT          NOT NULL DEFAULT 0,
  temp_key        VARCHAR(20)  NOT NULL DEFAULT 'cold', -- cold, warm, hot
  icon_class      VARCHAR(80)  NULL,       -- fa-bullhorn, fa-cart-shopping, dst
  badge_class     VARCHAR(80)  NULL,       -- bg-blue-lt, bg-yellow-lt, dst
  is_active       TINYINT(1)   NOT NULL DEFAULT 1,

  created_at      DATETIME     NOT NULL,
  created_by      VARCHAR(80)  NULL,
  updated_at      DATETIME     NOT NULL,
  updated_by      VARCHAR(80)  NULL,

  PRIMARY KEY (id_stage),
  UNIQUE KEY uq_stage_key (stage_key),
  KEY idx_stage_order (stage_order),
  KEY idx_temp_key (temp_key)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

Hubungan

• stage_key adalah “kode” yang harus sama dengan isi kolom stage di tabel lead dan roadmap.

---

2) tb_master_source_channels

Master “asal lead”, misalnya Website, Instagram, WhatsApp, Ads, Referral, dan lain-lain. Ini membuat input source konsisten, tidak bebas ketik.

Dipakai oleh: tb_leads.source_channel

CREATE TABLE tb_master_source_channels (
  id_source_channel  VARCHAR(32)  NOT NULL,
  channel_key        VARCHAR(60)  NOT NULL,  -- website, instagram, whatsapp, referral, ads
  channel_label      VARCHAR(80)  NOT NULL,  -- Website, Instagram, WhatsApp, dst
  icon_class         VARCHAR(80)  NULL,      -- fa-globe, fa-instagram, fa-whatsapp
  notes              VARCHAR(160) NULL,
  is_active          TINYINT(1)   NOT NULL DEFAULT 1,

  created_at         DATETIME     NOT NULL,
  created_by         VARCHAR(80)  NULL,
  updated_at         DATETIME     NOT NULL,
  updated_by         VARCHAR(80)  NULL,

  PRIMARY KEY (id_source_channel),
  UNIQUE KEY uq_channel_key (channel_key)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

Hubungan

• tb_leads.source_channel idealnya diisi channel_key.

---

3) tb_master_lead_magnets

Master Freebies, Lead Magnet, atau “produk gratis” yang jadi alasan orang submit data. Bisa dipakai untuk reporting, segmentasi, dan otomatisasi followup.

Dipakai oleh: tb_leads.lead_magnet

CREATE TABLE tb_master_lead_magnets (
  id_lead_magnet   VARCHAR(32)  NOT NULL,
  magnet_key       VARCHAR(80)  NOT NULL,   -- panduan-seo-pemula, checklist-launch, dst
  magnet_name      VARCHAR(120) NOT NULL,   -- Panduan SEO Pemula, Checklist Website Launch
  magnet_type      VARCHAR(40)  NULL,       -- pdf, video, template, webinar, mini-course
  magnet_url       VARCHAR(255) NULL,       -- link file atau landing page
  description      VARCHAR(200) NULL,
  is_active        TINYINT(1)   NOT NULL DEFAULT 1,

  created_at       DATETIME     NOT NULL,
  created_by       VARCHAR(80)  NULL,
  updated_at       DATETIME     NOT NULL,
  updated_by       VARCHAR(80)  NULL,

  PRIMARY KEY (id_lead_magnet),
  UNIQUE KEY uq_magnet_key (magnet_key)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

Hubungan

• tb_leads.lead_magnet sebaiknya menyimpan magnet_key biar match.

---

4) tb_followup_template_groups

Ini Master “group roadmap”, yang tadi kamu setuju dibuat. Tujuannya supaya kamu bisa punya beberapa paket roadmap berbeda, misalnya:

• Group A: Lead dari Freebie SEO
• Group B: Lead dari Template Landing Page
• Group C: Lead yang minta proposal (lebih salesy)

Dipakai oleh:

• tb_followup_templates.template_group (filter template saat generate)
• tb_lead_roadmaps.template_group (menandai roadmap lead ini pakai grup apa)

CREATE TABLE tb_followup_template_groups (
  id_group        VARCHAR(32)   NOT NULL,
  group_key       VARCHAR(80)   NOT NULL,   -- wb_default, seo_freebie, landing_template, dst
  group_name      VARCHAR(120)  NOT NULL,   -- Web Builder Default, SEO Freebie Followup, dst
  description     VARCHAR(220)  NULL,

  default_send_time TIME        NULL,       -- misal 09:00:00, optional
  timezone_name    VARCHAR(60)  NULL,       -- Asia/Makassar, optional

  is_active       TINYINT(1)    NOT NULL DEFAULT 1,

  created_at      DATETIME      NOT NULL,
  created_by      VARCHAR(80)   NULL,
  updated_at      DATETIME      NOT NULL,
  updated_by      VARCHAR(80)   NULL,

  PRIMARY KEY (id_group),
  UNIQUE KEY uq_group_key (group_key)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

Hubungan

• group_key ini yang dipakai sebagai nilai template_group di templates dan roadmaps, jadi minim perubahan kode.

---

5) tb_followup_templates (existing, tapi disempurnakan untuk Master)

Ini Master “konten followup” yang dipakai Roadmap. Satu template adalah satu langkah followup yang terjadwal di hari ke-X.

Dipakai oleh:

• generate roadmap: wb_roadmap_generate_for_lead()
• followup harian: page-followup-leads.php

Ini tabel sudah ada. Di bawah ini versi struktur yang ideal dan konsisten dengan audit trail.

CREATE TABLE tb_followup_templates (
  id_template      VARCHAR(32)   NOT NULL,
  template_group   VARCHAR(80)   NOT NULL,  -- link ke tb_followup_template_groups.group_key
  stage            VARCHAR(60)   NOT NULL,  -- awareness, consideration, dst, link ke tb_master_stages.stage_key

  step_no          INT           NOT NULL DEFAULT 1,
  day_number       INT           NOT NULL DEFAULT 1,  -- hari ke berapa

  title            VARCHAR(160)  NOT NULL,
  channel          VARCHAR(40)   NOT NULL,  -- whatsapp, email, phone, dsb
  message_text     TEXT          NOT NULL,  -- berisi token {lead_name} dll

  is_active        TINYINT(1)    NOT NULL DEFAULT 1,

  created_at       DATETIME      NOT NULL,
  created_by       VARCHAR(80)   NULL,
  updated_at       DATETIME      NOT NULL,
  updated_by       VARCHAR(80)   NULL,

  PRIMARY KEY (id_template),
  KEY idx_group (template_group),
  KEY idx_stage (stage),
  KEY idx_day (day_number),
  UNIQUE KEY uq_template_unique (template_group, stage, day_number, step_no)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

Hubungan

• template_group harus match tb_followup_template_groups.group_key
• stage harus match tb_master_stages.stage_key

---

6) tb_master_template_tokens

Master daftar token yang boleh dipakai dalam message_text. Ini penting supaya:

• user awam paham token apa saja yang tersedia,
• validasi token bisa dilakukan,
• suatu saat bisa bikin UI “insert token” seperti editor.

Dipakai oleh: sistem render teks followup di page-followup-leads.php

CREATE TABLE tb_master_template_tokens (
  id_token        VARCHAR(32)   NOT NULL,
  token_key       VARCHAR(80)   NOT NULL,  -- lead_name, company, wa_link, freebie_link, dst
  token_format    VARCHAR(90)   NOT NULL,  -- {lead_name} atau {{lead_name}}, sesuaikan standar kamu
  token_label     VARCHAR(120)  NOT NULL,  -- Nama lead, Nama perusahaan, Link WhatsApp, dst
  description     VARCHAR(220)  NULL,
  example_value   VARCHAR(200)  NULL,      -- contoh output token
  source_hint     VARCHAR(220)  NULL,      -- ambil dari tb_leads.full_name, computed, dst
  is_active       TINYINT(1)    NOT NULL DEFAULT 1,

  created_at      DATETIME      NOT NULL,
  created_by      VARCHAR(80)   NULL,
  updated_at      DATETIME      NOT NULL,
  updated_by      VARCHAR(80)   NULL,

  PRIMARY KEY (id_token),
  UNIQUE KEY uq_token_key (token_key),
  UNIQUE KEY uq_token_format (token_format)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

---

7) tb_master_activity_types

Master jenis aktivitas di halaman detail lead, contoh: Note, Call, Meeting, Email, Task. Ini bikin input aktivitas konsisten.

Dipakai oleh: tb_lead_aktivitas.jenis_aktivitas

CREATE TABLE tb_master_activity_types (
  id_activity_type   VARCHAR(32)   NOT NULL,
  type_key           VARCHAR(60)   NOT NULL,  -- note, call, meeting, email, task, followup
  type_label         VARCHAR(90)   NOT NULL,  -- Catatan, Telepon, Meeting, Email, Task
  icon_class         VARCHAR(80)   NULL,
  touch_affects_last TINYINT(1)    NOT NULL DEFAULT 1, -- task biasanya 0, lainnya 1
  is_active          TINYINT(1)    NOT NULL DEFAULT 1,

  created_at         DATETIME      NOT NULL,
  created_by         VARCHAR(80)   NULL,
  updated_at         DATETIME      NOT NULL,
  updated_by         VARCHAR(80)   NULL,

  PRIMARY KEY (id_activity_type),
  UNIQUE KEY uq_type_key (type_key)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

---

8) tb_master_activity_channels

Master channel aktivitas, contoh: WhatsApp, Email, Phone, Zoom, Onsite.

Dipakai oleh: tb_lead_aktivitas.channel_aktivitas

CREATE TABLE tb_master_activity_channels (
  id_activity_channel  VARCHAR(32)  NOT NULL,
  channel_key          VARCHAR(60)  NOT NULL, -- whatsapp, email, phone, zoom, onsite
  channel_label        VARCHAR(90)  NOT NULL, -- WhatsApp, Email, Telepon, dst
  icon_class           VARCHAR(80)  NULL,
  is_active            TINYINT(1)   NOT NULL DEFAULT 1,

  created_at           DATETIME     NOT NULL,
  created_by           VARCHAR(80)  NULL,
  updated_at           DATETIME     NOT NULL,
  updated_by           VARCHAR(80)  NULL,

  PRIMARY KEY (id_activity_channel),
  UNIQUE KEY uq_act_channel_key (channel_key)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

---

9) tb_master_tags (opsional tapi sangat kepake)

Tag untuk segmentasi cepat, contoh: “UMKM”, “butuh landing page”, “minta proposal”, “high intent”, dll.

Dipakai oleh: pivot tb_lead_tags (relasi banyak ke banyak)

CREATE TABLE tb_master_tags (
  id_tag        VARCHAR(32)   NOT NULL,
  tag_key       VARCHAR(80)   NOT NULL,   -- umkm, minta-proposal, high-intent
  tag_label     VARCHAR(120)  NOT NULL,   -- UMKM, Minta Proposal, High Intent
  color_class   VARCHAR(80)   NULL,       -- bg-teal-lt, bg-blue-lt, opsional
  is_active     TINYINT(1)    NOT NULL DEFAULT 1,

  created_at    DATETIME      NOT NULL,
  created_by    VARCHAR(80)   NULL,
  updated_at    DATETIME      NOT NULL,
  updated_by    VARCHAR(80)   NULL,

  PRIMARY KEY (id_tag),
  UNIQUE KEY uq_tag_key (tag_key)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

10) tb_lead_tags (pivot, bukan master, tapi pasangan wajib kalau pakai master tag)

CREATE TABLE tb_lead_tags (
  id_lead_tag   VARCHAR(32)  NOT NULL,
  id_lead       VARCHAR(32)  NOT NULL,
  id_tag        VARCHAR(32)  NOT NULL,

  created_at    DATETIME     NOT NULL,
  created_by    VARCHAR(80)  NULL,
  updated_at    DATETIME     NOT NULL,
  updated_by    VARCHAR(80)  NULL,

  PRIMARY KEY (id_lead_tag),
  UNIQUE KEY uq_lead_tag (id_lead, id_tag),
  KEY idx_lead (id_lead),
  KEY idx_tag (id_tag)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

---

Catatan penting untuk integrasi dengan tabel yang sudah ada

1. tb_leads
   • stage idealnya menyimpan tb_master_stages.stage_key
   • source_channel idealnya menyimpan tb_master_source_channels.channel_key
   • lead_magnet idealnya menyimpan tb_master_lead_magnets.magnet_key
   • Audit trail di lead saat ini sudah ada created_at, updated_at, dan ada user_tambah, nanti bisa distandarkan jadi created_by, updated_by kalau kamu mau rapihin.
2. tb_followup_templates
   • Sudah dipakai roadmap, jadi tabel ini benar benar “Master Konten Followup”.
   • Setelah ada tb_followup_template_groups, value template_group jadi rapi, tinggal pilih dari master.
3. tb_lead_aktivitas
   • Saat ini ada user_tambah dan created_at. Supaya konsisten audit, nanti idealnya:
     • user_tambah disetarakan jadi created_by
     • tambah updated_at, updated_by jika aktivitas bisa diedit.

---

Versi original : Fitur Roadmap Followup

baik joi, fungsi “Pindah ke sales” sudah berfungsi sempurna.

apakah kamu masih ingat dengan konsep yang saya ceritakan tentang fungsi CRM di menu marketing, tidak hanya tentang pengelompokan leads berdasarkan stagenya, tetapi ada fungsi followup tiap leads dengan konten marketing via Whatsapp. Awalnya via Email, tapi karena terlalu rumit jika di buatkan sistem email automationnya, disamping itu juga orang Indonesia budayanya berbeda, mereka menganggap followup via email itu sangat “marketing” banget, berhasil masuk inbox pun, sering di abaikan. Tetapi jika via Whatsapp, itu lebih tinggi untuk di baca dan sifatnya sangat personal, jadi kami pilih followupnya via Whatsapp saja.

Jadi tiap satu lead yang masuk ke funnel kita, akan mengalami pengalaman yang personal dan menyenangkan (tidak membosankan seperti “dijualin” ) karena :

Secara umum :

1. Konten marketing yang kita kirimkan untuk followup ke whatsapp calon pelanggan, adalah hal yang menguntungkan untuk dirinya, selalu ada Freebies ekslusif yang ditawarkan. Tiap chat followup selalu menguntungkan dia.

2. Durasi dikirimnya berjarak (tidak tiap hari)

3. Konten marketing dengan Freebies yang ditulis/disajikan dengan sangat personal (tidak ada niat untuk jualan, lebih ke kasih value untuk mereka) dengan isi chat yang singkat, padat dan to the point, bahasa yang casual sehingga tidak seperti copywriting marketing banget dan tiap periode topiknya berkembang.

Secara Spesifik :

Stage 1 : Awareness (Cold Traffic), adalah agar mereka yang sudah tau kita, kemudian punya alasan kenapa kami layak untuk diikuti di sosial media.

Stage 2 : Consideration (Warm Traffic), adalah agar mereka yang sudah kenal kita, kemudian mulai percaya kita. sehingga memunculkan minat untuk membeli.

Jadi, Stage 1 dan 2, fokusnya memberikan value untuk mereka, sehingga mereka mulai mengenal kita sebagai orang yang punya kapasitas untuk membantu masalah mereka, dan mulai memiliki kepercayaan untuk membeli produk/layanan kita.

Di tahap ini, total ada 8 konten followup (tiap kali kirim follow up berjarak beberapa hari) lalu di hari ke 22. data lead akan kami preview. Jika sampai di hari ke 22 belum ada respon chat sama sekali, maka akan kami hentikan followupnya, atau walaupun tidak ada respon di chat sama sekali tetapi dia aktif take action, misalnya kita kirim link download, dia download, kirim link daftar dia daftar, maka akan kita pertimbangkan, dan yang pasti akan kami gunakan sebagai traffic generator, setiap ada konten yang butuh traffic akan kami kirimkan linknya via chat, dengan harapan mereka menjadi penonton rutin kita. Semua tergantung hasil preview di hari ke 22. Selain melihat respon di whatsapp, kita juga cek riwayat antusiasnya saat dikasih Freebies.

a. Skenario Jika selama di Stage 1 dan 2, si lead melakukan pembelian :

Maka akan langsung masuk ke Stage 3 : Purchase (tidak peduli dia awalnya di stage 1 atau 2, jika ia melakukan pembelian, maka akan langsung masuk ke Stage 3), di hari ke 1 akan langsung berisi salam ucapan terima kasih, dan hari ke 4 mulai konten yang menggiring customer agar beli produk/layanan yang lain dengan potongan harga atau promo menarik lainnya sampai Konten Purchase 4.

Lalu berlanjut ke Stage 4 : Retention, dengan rangkaian konten marketing Retention nya, sampai akhirnya ke stage terakhir yaitu Stage 5.

Di Stage 5 : Advocacy, topik topiknya sudah ke arah, hal yang lebih “intim” lagi, karena di tahap ini leads tersebut kita asumsikan sudah jadi fans fanatik.

b. Skenario Jika selama di Stage 1 dan 2, si lead tidak melakukan pembelian :

Pertama kita preview terlebih dahulu, apakah selama ini si lead ini aktif/pasif? Aktif jika setiap kali di kirimkan chat, walaupun tidak membalas chat, dia aktif melakukan take action, misalnya kalau kita kirimkan produk digital gratis dia download, kalau kita kirim form dia isi, kalau diundang kelas gratis dia datang, dan lain sebagainya. Maka ini akan tetap menjadi aset kita, maka dari itu tetap kita “pelihara” sebagai traffic generator. Dimana setiap kali kita butuh audience, kita undang mereka via chat.

Tetapi jika si lead tidak pernah balas chat dan tidak pernah take action, maka kita hentikan followupnya.

Fitur yang dibutuhkan :

1. Fitur generate Roadmap jadwal perjalanan konten followup, setiap lead yang baru masuk.

a. Jika masuk karena Freebies cukup generate : Stage 1 dan 2

b. Jika masuk karena Purchase, maka generate Stage 1 sampai Stage 5, tetapi yang pertama kali dijalankan adalah rangkaian konten marketing “Stage 3 : Purchase – Stage 5 : Advocacy” nanti untuk konten marketing “Stage 1 : Awareness – Stage 2 : Consideration” akan dikirimkan sesuai konteks saja. Kami akan menganalisa, siapa saja lead yang Purchase, tapi butuh konten marketing Stage 1 – Stage 2. akan dilakukan secara manual.

2. Fitur monitoring Roadmap secara global

Di halaman page-marketing.php ada monitoring Roadmap konten followup secara global, tetapi di tampilkan rekap saja, agar tau 2 hari kebelakang ada berapa lead yang di hendel, 3 hari kedepan ada berapa lead yang di hendel.

Dan saat di klik card Roadmap hari ini, maka akan tampil seluruh list lead yang jadwal penangannya hari ini, sehingga user tinggal menanganinya secara bertahap dari sana, walaupun dari seluruh lead ini beda beda, dan stage beda beda, dan konten followup beda beda, tapi dari satu monitoring ini yang berupa list, bisa dengan pintar menyesuaikan datanya, sehingga petugas kami cukup mengerjakannya di satu monitoring ini tanpa harus pergi ke satu per satu detil lead.

3. Fitur monitoring Roadmap per lead

Biasanya untuk melihat detil per lead, status roadmapnya sudah sejauh mana.

a. Ada status tiap konten, apakah sudah dikirim, apakah belum, kita juga tau progressnya sudah sampai tahap mana. Dari semua konten followup yang digenerate.

b. Sediakan bombol jika di klik, akan muncul modal, yang berisi text followupnya, sehingga user tinggal copy text tersebut, dan kirim ke whatsapp lead yang bersangkutan, lalu user bisa update tiap statusnya